domingo, 23 de mayo de 2010

Profesionales de archivos en el universo 2.0.

El universo 2.0 ya ha llegado.

Independientemente de como funcionen (o quieran funcionar) los archivos de nuestro país, desde hace un par de años la web 2.0 forma parte de nuestras vidas. Ya hay multitud de empresas privadas que se han dado cuenta de ello y, conscientes de la gran extensión que tiene este fenómeno, de todas las personas a las que llega, y de lo barato que resulta, se han unido a diferentes redes sociales (como por ejemplo Facebook o Tuenti) para llegar tanto a sus clientes habituales como a los potenciales, para informar de sus productos y/o actividades.

Esta medida es tan sencilla como eficaz, yo mismo he sido víctima de numerosas invitaciones a eventos por parte de empresas de informática en los que se me informaba de nuevos productos que tenían en stock y he acabado comprando gracias a esa información llegada a través de redes sociales. El hecho de que haya una institución como usuario de la web 2.0, es algo que hace que el usuario de a pie lo vea como algo más cercano, como algo, por llamarlo de alguna manera "de la familia".

¿Por qué no sucede esto con los servicios públicos? Una biblioteca dentro del mundo 2.0 lo tendría mucho más fácil para ponerse en contacto con los lectores e informarles de novedades o eventos que se puedan producir. Lo mismo pasa con los archivos, si a un archivero le diese por crear un perfil en diferentes redes sociales, tendría muchas más facilidades para ponerse en contacto con los diferentes usuarios del archivo y a la vez estos simplificarían la forma de ponerse en contacto con el archivo.

Es una medida fácil, la web 2.0 está diseñada para que todo el mundo pueda usarla y los archivos de nuestro país deberían intentar entrar en ese mundo por lo anteriormente expuesto, ya que su entrada tendría un coste mínimo y sus beneficios serían enormes.

sábado, 15 de mayo de 2010

Proceso administrativo.

He decidido que mi proceso administrativo va a ser el realizar un curso de formación a través del centro de formación continua de la Universidad de Granada. Realizar un curso a través de este centro consta de 5 fases.

1.- Matriculación.
2.- Pago de matrícula.
3.- Entrega de justificante de pago.
4.- Realización del curso.
5.- Recogida de título.

Vamos a desglosarlas una por una y a enumerar los distintos documentos que generan.

1.- Matriculación.

Para matricularse en cualquiera de los cursos que ofrece el centro de formación continua de la UGR es necesario rellenar una hoja de preinscripción y entregar una fotocopia del DNI. La hoja de preinscripción consta de 3 folios superpuestos, siendo los dos últimos "de calco", lo que hace que al escribir en el primero se copie a los otros dos lo mismo que has escrito. El primero de esos folios lo conservas tú como resguardo, mientras que los otros dos se los queda el centro.

2.- Pago de matrícula.

Una vez rellenada y entregada la hoja de preinscripción (junto a la fotocopia del DNI), el alumno recibe por parte del centro un documento llamado pago de matrícula que debe llevar al banco para abonar el importe del curso. Este documento consta de un sólo folio que es sellado en el banco una vez hecho el ingreso.

3.- Entrega de justificante de pago.

Una vez sellada la hoja de pago, debes volver al centro de formación continua y entregarla. Este paso no genera ningún documento ya que se utiliza un documento generado en un paso anterior.

4.- Realización del curso.

En los cursos del centro de formación continua se puede expedir el título en función de 2 criterios de evaluación: asistencia y examen. Desglosemos estos dos modelos de curso.

  • Asistencia.

Una vez comienza el curso, todo alumno matriculado debe firmar un justificante de asistencia y una evaluación de calidad para valorar el curso realizado. Estos dos documentos son guardados por los monitores del curso y entregan una copia al centro de formación continua una vez terminado el mismo.

  • Examen.

Este tipo de curso genera los mismos documentos que los cursos de asistencia pero además los alumnos matriculados deberán realizar un examen teórico escrito. Es necesario aprobar dicho examen para obtener el título que acredite que has completado el curso y una copia del examen es expedida por los monitores del curso al centro de formación continua.

5.- Recogida de título.

Una vez terminado el curso y pasada 1 semana desde la fecha de finalización, los alumnos pueden pasar por el centro de formación continua a recoger el título académico que han obtenido al realizar dicho curso.

domingo, 2 de mayo de 2010

Tema 12.

Los estudios de usuario son las herramientas de planificación , análisis y evaluación, aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer como funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información de sus investigaciones.
Sirven: para conocer las necesidades de información del usuario, evaluar los recursos humanos , documentales y tecnológicos de los centros de información, medir la eficacia de estos centros, conocer la estructura de los colectivos de investigadores y realización de cursos de formación de usuarios.

Los indicadores que se pueden utilizar son:

-Indicadores biográficos: quienes son los usuarios.
-Indicadores bibliográficos: materias documentales que se consumen y las areas de mayor interés.

¿Cómo recoger los datos?

Mediante :

*Métodos directos.

- Encuesta por correo: facilidad de uso y bajo coste; bajo porcentaje de respuesta.
Hay que realizar un buen diseño de cuestionario. Los tipos de preguntas que podemos encontrar son abiertas o cerradas.
Tipos de cuestionarios: estructurados, no estructurados y semiestructurado.

-Entrevistas personales: alta tasa de respuesta, importantes recursos económicos, dificil aplicación en areas geográficas dispersas...

*Métodos indirectos.

-Análisis de las peticiones de documentos: analizar las peticiones de préstamo o consulta en sala, y las peticiones de fotocopias de los documentos.
El análisis de los datos sera una análisis estadístico descriptivo.

Tema 11.

El proceso normalizador consta de las siguientes fases:
-Estudio previo.
-Simplificación.
-Consenso.
-Aplicación generalizada.

La normalización de la archivística afecta a la gestión documental, a la administración de los archivos y al tratamiento de los documentos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE EEUU.

En los años 80 Steven Hensen elabora un manual que permite describir cualquier tipo de documento de archivo y que destaque los aspectos de la descripción bibliográfica.
En 1983 aparece la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts.La obra se divide en dos partes:
-Descripción: presenta la misma estrutura que las AACR 2 con 7 áreas.
-Puntos de acceso.

Un capítulo se dedica al USMARC AMC. El USMARC AMC está integrado por tres tipos de datos: estructura, identificadores de contenido y contenido.Presenta algunas modificaciones: eliminación de campos innecesarios, adaptación de campos a las necesidades de la archivística y creación de nuevos campos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.
En el caso de Gran Bretaña el hecho más importante es la publicación del Manual of Archival Description (MAD).Está dividido en 5 partes:
1.Introducción.
2.Elementos y estructura de la descripción archivística.
3.Formatos de descripción recomendados.
4.Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5.Recomendaciones.

Los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores:

1.Sector de descripción archivística: área de mención de identidad, área de historia administrativa y custodia, área de contenido y carácter y área de acceso,publicación y referencia.
2.Sector de información de gestión: área de información de control administrativo, área de control de proceso y área de conservación.

En el caso de Canadá se publican las Reglas para la descripción de documentos de archivo (RDDA).

LA NORMA ISAD (G).

Se crea para unificar las diferentes prácticas descriptivas de cada pais.Fueron dictadas por la Comunidad Archivística Mundial (CIA).
Desarrollo:
-Reunión de expertos en Ottawa (1988): fijal las bases generales.
-Reuniones de Paris y Wroclaw (1989-1990):creación de un grupo de trabajo y centro coordinador.
-Reunión Horhr-Grenzhausen (1990): sesión de la comisión AD HOC.
-Reunión Madrid (1992): aprobacion versión definitiva.
-Congreso de Montreal (1992): foro de debate.
-Reunión de Estocolmo (1993): modificaciones al borrador.
-En 1999 se aprueba la 2ª Edición de la norma presentandose en Sevilla (2000).

LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y de sus partes componentes.Tiene dos grados de aplicación:
-Primero: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción.
-Segundo: relacionar jerarquicamente las descripciones del grado anterior.

La ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.

LAS REGLAS DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Reglas para su correcta aplicación:
-Reglas de descripción de lo general a lo particular.
-Reglas de información pertinente para el nivel de descripción.
-Reglas de vinculación de las descripciones.
-Reglas de no repetición de la información.

ESTRUCTURA DE LA ISAD (G)

1.Área de mención de identidad.
2.Área de contexto.
3.Área de contenido y estructura.
4.Área de condiciones de acceso y utilización.
5.Área de materiales relacionados.
6.Área de notas.
7.Áreas de control de la descripción.

EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.

La finalidad del control de autoridades es permitir el control de los puntos de acceso ( ficheros de autoridades) , actuar como sistema de referencia de la información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

LA NORMA ISAAR (CPF).

El objetivo principal es brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en laa descripciones de los documentos de archivo.

Comprende dos aspectos fundamentales:
-La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivo.
-La normalización de todos los atributos necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.
Estructura:

1.Área de control de autoridad.
2.Área de información.
3.Área de notas.

LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA CODIFICADA: EAD.
Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de intrumentos de descripción en un entorno electrónico.
La norma EAD determina los tipos de elementos utilizables y los atributos que puede tener asociados y especifica su contenido.
La EAD establece 145 elementos del tipo:
-Descripción.
-Cracterísticas generales.
-Puntos de acceso.
-Enlaces.
Tambien incorpora una serie de atributos ( forma de incorporar características a los elementos) , que son en su mayoria opcionales, pero los hay obligatorios como el elemento descripción archivistico.

Un documento EAD se compone de tres partes principales:
-Cabecera.
-Información preliminar.
-Instrumento de descripción: descripción archivística y información descriptiva complementaria.

Tema 10.

Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden que fueron creados. El archivo es el reflejo de la institución que lo ha creado, y para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la organización del fondo.
El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para la clasificación como para la descripción de los fondos.
De acuerdo con estos principios las tareas de un archivo son:
1.Clasificar los fondos.
2.Ordenar los documentos dentro de una serie documental.
3.Elaborar un cuadro de clasificación.

TIPOS DOCUMENTALES.

Según el Manual de Documentos Administrativos podemos clasificar los documentos en cinco bloques:
1.Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
2.Documentos de transmisión: comunicaciones, publicaciones y notificaciones.
3.Documentos de constancia: actas, certificados.
4.Documentos de juicio: informes.
5.Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES.

1.Los expedientes.

Se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos,acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas.

Partes del expediente.

-Los documentos: se clasifican por su tradición y por su contenido.
-Carpetilla o guarda exterior.
-Extracto o resumen.
-Relación de contenido.

La tramitación del expediente consta de las siguientes partes:

1.Iniciación.Los procedimientos pueden realizarse por oficio o solicitud.
2.Procedimiento.
3.Finalización: Resolución,desistimiento, renuncia o caducidad.
4.Ejecución.

El expediente se ordena: en primer lugar ira el documento que ha dado lugar al expediente y después los documentos que se vayan produciendo.

2. Series Documentales.

Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma o procedimiento.

Clasificación.

Consiste en agrupar jerarquicamente los documentos estableciendo agregados o clases.
Los criterios de clasificación son:
-Clasificación funcional.
-Clasificación orgánica.
-Clasificación por materias.

El sistema de clasificación debe de ser lo mas estable posible y objetivo.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN.

Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización.Se basa en dos principios: jerarquía y identificación general.

ORDENACION FISICA.

Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos y fijar una situación dentro de las instalaciones.
Criterios de ordenación.

-Ordenación cronológica.
-Ordenación alfabética.
-Ordenación por conceptos.

LA DESCRIPCION DEL MATERIAL DE ARCHIVO.

El propósito de la descripción es hacer accesible al usuario los fondos de los archivos por medio de representaciones de los fondos.

Instrumentos de descripción:Se trata de un conjunto de procedimientos y herramientas para llevar a cabo la descripción documental.

1. Las guias: informan sobre los fondos,describe las agrupaciones documentales y facilita informacion auxiliar.
Tipos:
-Censo-Guia: informa de un gran número de archivos.
-Guia de fuentes:recopila fuentes sobre un tema o area geográfica.
-Guia orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guia de archivo: informa sobre un archivo y sus fondos.

2.Inventario: describe las series documentales segun la disposición del cuadro de clasificación.
Tipos:
-Inventario Somero: descripción de grandes volumenes.
-Inventario analitico: describe los fondos con mayor profundidad.

3.Catalogo: descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.

Tema 9.

El archivo, desde un punto de vista arquitectónico es un edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios.

El emplazamiento del archivo tiene que ser tan cerca como sea posible de sus usuarios; buscar la seguridad y considerar tanto el coste como la disponibilidad del terreno.
La situación ideal seria en un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en dos centros: un archivo principal en un lugar céntrico y los anexos situados en la periferia.

Características arquitectónicas:

-Hormigón armado.
-La madera se trata con productos insecticidas e ignifugos.
-Los cerramientos al exterior seran de piedra o ladrillo.
-Cubiertas inclinadas.
-Bajantes en el exterior.
-Eliminacion de barreras arquitectónicas para los minusválidos.

DEPENDENCIAS.

A.Área reservada.

1.Depósitos documentales.
2.Área de trabajo.
3.Dependencias sirvientes.

B.Área privada.

1.Administración.
2.Cuartos de instalaciones.
3.Dependencias sirvientes.

C.Área pública.

1.Recepción.
2.Reunión: salon de actos, exposiciones...
3.Dependencias sirvientes.

EL DEPÓSITO.

-Es el espacio mas importante dentro del archivo, porque es donde se encuentran los documentos.
-Debe ocupar el sitio mas alto del edificio.
-No debe situarse bajo la cubierta del techo.
-No debe situarse en los sotanos.
-Su ubicación ideal sería en la primera planta al lado del suelo y lejos de la cubierta del edificio.
-Las medidas deberán estar en los 200-250 metros cuadrados.
-La altura no debe rebasar los 2,50 metros.
-Aislados del resto de dependencias.
-Fuerte resistencia mecánica.
-Suelos de hormigón.
-Provistos de puertas metalicas cortafuegos.

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD.

Los factores que hay que tener en cuenta en la conservación de los documentos son:

1.Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.

El exceso de humedad es uno de los principales problemas y se controla mediante la instalación de aire acondicionado y aparatos deshumificadores.
La luz solar es otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan el papel y la tinta. Se previene evitando los grandes ventanales y orientando el depósito hacia el sur.

2. El polvo y la contaminación.

Instalación de aire acondicionado y limpieza del depósito.

3. El fuego.

Materiales incombustibles, vias de evacuación, sistemas de extinción...

4. Los factores biológicos.

Limpiar el depósito, desinfectar con insecticidas, controlar la humedad...

5.La instalacion eléctrica y de seguridad.

Sistemas de protección de robo, tomas de electricidad con cubiertas de seguridad...

EL MOBILIARIO.

Tiene que cumplir una serie de características: solidez, buen acabado físico,buan acabado químico, buena ventilación y comodidad.
El mobiliario se puede dividir en tres sistemas:

1.Mobiliario horizontal: cajoneras.
2.Mobiliario vertical: estanterias fijas, compactus, archivadores verticales, mamparas múltiples,portaplanos horizontales.
3.Mobiliario para documentos enrollados.

UNIDADES DE INSTALACION/SISTEMAS DE PROTECCION INDIVIDUAL.

-Enrollado: conservación y porterior almacenaje de documentos de gran formato.
-Carpetas: es el sistema de protección clásico, válido para la conservación de documentos pero incómodo para su consulta.
-Carpetas con ventana-paspartu:indicadas para documentos de pequeño y medio formato y recomendables para los documentos que se van a exponer frecuentemente.
-Legajo: consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, los documentos se depositan dentro.
-Sobres y camisas:protección individual.
-Cajas de protección para libros y documentos:para libros con encuadernación rica en materiales y trabajo artesanal.

Tema 8.

Los valores de los documentos

• Dependen del fin por el cual han sido creados valor primario.
• Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad valor secundario.
• tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo.
• va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio.
• Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo el valor del documento se va acrecentando y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. (es el valor secundario).

Los valores de los documentos están íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Criterios de valoración / 8.3.- Métodos de valoración

La Valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. Esta debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución.

El procedimiento de valoración es establecer criterios que rijan su destino, apreciando el valor del documento.

• Los criterios a tener en cuenta son los siguientes:

1.- La jerarquía administrativa y funcional
2.- Los valores primarios de carácter:

• Administrativo
• Legal
• Fiscal
• Científico y tecnológico

3.- Los valores secundarios, dos tipos:

1. Valores testimoniales
2. Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos)

Para determinar el valor informativo, tres aspectos: 1.- Exclusividad, 2.- Forma en como se encuentra, 3.- Importancia.

Identificación, valoración y selección de series documentales:
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades : identificación, valoración y selección de series documentales

Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.

Sigue una plantilla:

1.- Identificación.
2.- Valoración.
3.- Selección.

• se produce en dos etapas sucesivas: Una de carácter conceptual y otra de carácter práctico.
• se realiza en tres grados sucesivos:
Depuración de los expedientes (etapa activa)
Una primera selección (etapa intermedia)
Una segunda selección (periodo definitivo)

4.- Observaciones.
5.- Área de control.

Métodos de selección

1.Selección pieza por pieza

• los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.

• Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.

2. Selección cualitativa

2.1 Selección cualitativa intrínseca: tiene como objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.

2.2 Selección cualitativa extrínseca

Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.

3. Selección por muestreo

Se debe aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Dos tipos: Muestreo aleatorio y Muestreo sistemático

Calendarios de disposición

• En estos calendarios, que deben ser elaborados por una comisión de expertos, se especifica el destino concedido a cada serie:

• cuáles serán de conservación íntegramente,
• cuáles seleccionadas,
• en qué plazos de tiempo,
• cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
• la dimensión o porcentaje retenido.

Existen dos tipos de calendarios de disposición:

Calendarios de disposición generales

Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas.

Calendarios de disposición especiales

Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.

• Los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.

La eliminación

Es el procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio

• la documentación eliminada:
• Se vende como papel para reciclar.
• Se reutiliza
• Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado

Tema 7.

NORMA ISO 15489. primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos, cuyo objetivo es la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.

Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de 2 partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.

se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades

El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System)

Metodología ISO 15489

Paso A: Investigación preliminar.

El objetivo principal es identificar y documentar el papel que juega la organización.

TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.

TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.

TAREA 4.- Preparar un informe

Paso B: Análisis de la actividades comerciales.

Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.

El objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta.

el análisis de la actividad de la organización se compone de tres etapas:

ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .

ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.

Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.

• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.

Pero el objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)

“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”

Tres etapas en la identificación de requerimientos funcionales :

ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes.

ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.

ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos.

ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.

ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales.

ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.

Paso D: Evaluación de los sistemas existentes.

El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.

Tres etapas en la evaluación de los sistemas existentes

ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en la organización.

ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes.

ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.

Con este paso se pretende determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar la organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia se debe aplicar :

PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.

PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.

PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.

PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Un buen sistema necesitará:

• una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y

• su desarrollo implicará:

• el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;

• la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y

• la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.

Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.

Paso H: Revisión posterior a la implementación.

Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.

miércoles, 10 de marzo de 2010

Tema 6.

La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos , desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución. La afectación final dada al documento depende de la evaluación que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de reproducción antes de su destrucción o, por último, de destrcción pura y simple.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:

-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.

Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:

-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

Naturlamente, como hemos indicado anteriormente, pueden existir, en la práctica, tantos modelos de aplicación como modelos administrativos

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos: Uno norteamericano y otro europeo.

El modelo norteamericano aunque presenta unos rasgos característicos, en su interior el submodelo de los EEUU presenta diferencias en relación con el submodelo de Quebec.

Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.

Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.
Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han desarrollado de distinta manera la gestión de sus documentos.

El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos.
+
El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.

Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).

Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal.
El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.

Características del modelo europeo de gestión de documentos.

Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.

La gestión de documentos en ESPAÑA.

En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.

El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.


La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
El Reglamento de Archivos del estado.
Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.

El Plan supone:
la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado,

la determinación de los plazos de vigencia administrativa y
de su valor histórico.

A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Tema 5.

Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general. A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas, …

La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.

Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.

James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:

1.- Fase de creación de los documentos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos.
3.- Fase de selección de los documentos.
4.- Fase de gestión de los archivos.

Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:

1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
4.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.

Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.