Tema 11.

El proceso normalizador consta de las siguientes fases:
-Estudio previo.
-Simplificación.
-Consenso.
-Aplicación generalizada.

La normalización de la archivística afecta a la gestión documental, a la administración de los archivos y al tratamiento de los documentos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE EEUU.

En los años 80 Steven Hensen elabora un manual que permite describir cualquier tipo de documento de archivo y que destaque los aspectos de la descripción bibliográfica.
En 1983 aparece la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts.La obra se divide en dos partes:
-Descripción: presenta la misma estrutura que las AACR 2 con 7 áreas.
-Puntos de acceso.

Un capítulo se dedica al USMARC AMC. El USMARC AMC está integrado por tres tipos de datos: estructura, identificadores de contenido y contenido.Presenta algunas modificaciones: eliminación de campos innecesarios, adaptación de campos a las necesidades de la archivística y creación de nuevos campos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.
En el caso de Gran Bretaña el hecho más importante es la publicación del Manual of Archival Description (MAD).Está dividido en 5 partes:
1.Introducción.
2.Elementos y estructura de la descripción archivística.
3.Formatos de descripción recomendados.
4.Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5.Recomendaciones.

Los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores:

1.Sector de descripción archivística: área de mención de identidad, área de historia administrativa y custodia, área de contenido y carácter y área de acceso,publicación y referencia.
2.Sector de información de gestión: área de información de control administrativo, área de control de proceso y área de conservación.

En el caso de Canadá se publican las Reglas para la descripción de documentos de archivo (RDDA).

LA NORMA ISAD (G).

Se crea para unificar las diferentes prácticas descriptivas de cada pais.Fueron dictadas por la Comunidad Archivística Mundial (CIA).
Desarrollo:
-Reunión de expertos en Ottawa (1988): fijal las bases generales.
-Reuniones de Paris y Wroclaw (1989-1990):creación de un grupo de trabajo y centro coordinador.
-Reunión Horhr-Grenzhausen (1990): sesión de la comisión AD HOC.
-Reunión Madrid (1992): aprobacion versión definitiva.
-Congreso de Montreal (1992): foro de debate.
-Reunión de Estocolmo (1993): modificaciones al borrador.
-En 1999 se aprueba la 2ª Edición de la norma presentandose en Sevilla (2000).

LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y de sus partes componentes.Tiene dos grados de aplicación:
-Primero: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción.
-Segundo: relacionar jerarquicamente las descripciones del grado anterior.

La ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.

LAS REGLAS DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Reglas para su correcta aplicación:
-Reglas de descripción de lo general a lo particular.
-Reglas de información pertinente para el nivel de descripción.
-Reglas de vinculación de las descripciones.
-Reglas de no repetición de la información.

ESTRUCTURA DE LA ISAD (G)

1.Área de mención de identidad.
2.Área de contexto.
3.Área de contenido y estructura.
4.Área de condiciones de acceso y utilización.
5.Área de materiales relacionados.
6.Área de notas.
7.Áreas de control de la descripción.

EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.

La finalidad del control de autoridades es permitir el control de los puntos de acceso ( ficheros de autoridades) , actuar como sistema de referencia de la información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

LA NORMA ISAAR (CPF).

El objetivo principal es brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en laa descripciones de los documentos de archivo.

Comprende dos aspectos fundamentales:
-La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivo.
-La normalización de todos los atributos necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.
Estructura:

1.Área de control de autoridad.
2.Área de información.
3.Área de notas.

LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA CODIFICADA: EAD.
Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de intrumentos de descripción en un entorno electrónico.
La norma EAD determina los tipos de elementos utilizables y los atributos que puede tener asociados y especifica su contenido.
La EAD establece 145 elementos del tipo:
-Descripción.
-Cracterísticas generales.
-Puntos de acceso.
-Enlaces.
Tambien incorpora una serie de atributos ( forma de incorporar características a los elementos) , que son en su mayoria opcionales, pero los hay obligatorios como el elemento descripción archivistico.

Un documento EAD se compone de tres partes principales:
-Cabecera.
-Información preliminar.
-Instrumento de descripción: descripción archivística y información descriptiva complementaria.