Tema 8.

Los valores de los documentos

• Dependen del fin por el cual han sido creados valor primario.
• Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad valor secundario.
• tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo.
• va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio.
• Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo el valor del documento se va acrecentando y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. (es el valor secundario).

Los valores de los documentos están íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Criterios de valoración / 8.3.- Métodos de valoración

La Valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. Esta debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución.

El procedimiento de valoración es establecer criterios que rijan su destino, apreciando el valor del documento.

• Los criterios a tener en cuenta son los siguientes:

1.- La jerarquía administrativa y funcional
2.- Los valores primarios de carácter:

• Administrativo
• Legal
• Fiscal
• Científico y tecnológico

3.- Los valores secundarios, dos tipos:

1. Valores testimoniales
2. Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos)

Para determinar el valor informativo, tres aspectos: 1.- Exclusividad, 2.- Forma en como se encuentra, 3.- Importancia.

Identificación, valoración y selección de series documentales:
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades : identificación, valoración y selección de series documentales

Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.

Sigue una plantilla:

1.- Identificación.
2.- Valoración.
3.- Selección.

• se produce en dos etapas sucesivas: Una de carácter conceptual y otra de carácter práctico.
• se realiza en tres grados sucesivos:
Depuración de los expedientes (etapa activa)
Una primera selección (etapa intermedia)
Una segunda selección (periodo definitivo)

4.- Observaciones.
5.- Área de control.

Métodos de selección

1.Selección pieza por pieza

• los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.

• Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.

2. Selección cualitativa

2.1 Selección cualitativa intrínseca: tiene como objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.

2.2 Selección cualitativa extrínseca

Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.

3. Selección por muestreo

Se debe aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Dos tipos: Muestreo aleatorio y Muestreo sistemático

Calendarios de disposición

• En estos calendarios, que deben ser elaborados por una comisión de expertos, se especifica el destino concedido a cada serie:

• cuáles serán de conservación íntegramente,
• cuáles seleccionadas,
• en qué plazos de tiempo,
• cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
• la dimensión o porcentaje retenido.

Existen dos tipos de calendarios de disposición:

Calendarios de disposición generales

Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas.

Calendarios de disposición especiales

Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.

• Los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.

La eliminación

Es el procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio

• la documentación eliminada:
• Se vende como papel para reciclar.
• Se reutiliza
• Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado