Tema 7.

NORMA ISO 15489. primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos, cuyo objetivo es la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.

Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de 2 partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.

se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades

El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System)

Metodología ISO 15489

Paso A: Investigación preliminar.

El objetivo principal es identificar y documentar el papel que juega la organización.

TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.

TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.

TAREA 4.- Preparar un informe

Paso B: Análisis de la actividades comerciales.

Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.

El objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta.

el análisis de la actividad de la organización se compone de tres etapas:

ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .

ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.

Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.

• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.

Pero el objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)

“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”

Tres etapas en la identificación de requerimientos funcionales :

ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes.

ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.

ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos.

ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.

ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales.

ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.

Paso D: Evaluación de los sistemas existentes.

El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.

Tres etapas en la evaluación de los sistemas existentes

ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en la organización.

ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes.

ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.

Con este paso se pretende determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar la organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia se debe aplicar :

PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.

PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.

PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.

PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Un buen sistema necesitará:

• una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y

• su desarrollo implicará:

• el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;

• la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y

• la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.

Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.

Paso H: Revisión posterior a la implementación.

Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.