domingo, 23 de mayo de 2010

Profesionales de archivos en el universo 2.0.

El universo 2.0 ya ha llegado.

Independientemente de como funcionen (o quieran funcionar) los archivos de nuestro país, desde hace un par de años la web 2.0 forma parte de nuestras vidas. Ya hay multitud de empresas privadas que se han dado cuenta de ello y, conscientes de la gran extensión que tiene este fenómeno, de todas las personas a las que llega, y de lo barato que resulta, se han unido a diferentes redes sociales (como por ejemplo Facebook o Tuenti) para llegar tanto a sus clientes habituales como a los potenciales, para informar de sus productos y/o actividades.

Esta medida es tan sencilla como eficaz, yo mismo he sido víctima de numerosas invitaciones a eventos por parte de empresas de informática en los que se me informaba de nuevos productos que tenían en stock y he acabado comprando gracias a esa información llegada a través de redes sociales. El hecho de que haya una institución como usuario de la web 2.0, es algo que hace que el usuario de a pie lo vea como algo más cercano, como algo, por llamarlo de alguna manera "de la familia".

¿Por qué no sucede esto con los servicios públicos? Una biblioteca dentro del mundo 2.0 lo tendría mucho más fácil para ponerse en contacto con los lectores e informarles de novedades o eventos que se puedan producir. Lo mismo pasa con los archivos, si a un archivero le diese por crear un perfil en diferentes redes sociales, tendría muchas más facilidades para ponerse en contacto con los diferentes usuarios del archivo y a la vez estos simplificarían la forma de ponerse en contacto con el archivo.

Es una medida fácil, la web 2.0 está diseñada para que todo el mundo pueda usarla y los archivos de nuestro país deberían intentar entrar en ese mundo por lo anteriormente expuesto, ya que su entrada tendría un coste mínimo y sus beneficios serían enormes.

sábado, 15 de mayo de 2010

Proceso administrativo.

He decidido que mi proceso administrativo va a ser el realizar un curso de formación a través del centro de formación continua de la Universidad de Granada. Realizar un curso a través de este centro consta de 5 fases.

1.- Matriculación.
2.- Pago de matrícula.
3.- Entrega de justificante de pago.
4.- Realización del curso.
5.- Recogida de título.

Vamos a desglosarlas una por una y a enumerar los distintos documentos que generan.

1.- Matriculación.

Para matricularse en cualquiera de los cursos que ofrece el centro de formación continua de la UGR es necesario rellenar una hoja de preinscripción y entregar una fotocopia del DNI. La hoja de preinscripción consta de 3 folios superpuestos, siendo los dos últimos "de calco", lo que hace que al escribir en el primero se copie a los otros dos lo mismo que has escrito. El primero de esos folios lo conservas tú como resguardo, mientras que los otros dos se los queda el centro.

2.- Pago de matrícula.

Una vez rellenada y entregada la hoja de preinscripción (junto a la fotocopia del DNI), el alumno recibe por parte del centro un documento llamado pago de matrícula que debe llevar al banco para abonar el importe del curso. Este documento consta de un sólo folio que es sellado en el banco una vez hecho el ingreso.

3.- Entrega de justificante de pago.

Una vez sellada la hoja de pago, debes volver al centro de formación continua y entregarla. Este paso no genera ningún documento ya que se utiliza un documento generado en un paso anterior.

4.- Realización del curso.

En los cursos del centro de formación continua se puede expedir el título en función de 2 criterios de evaluación: asistencia y examen. Desglosemos estos dos modelos de curso.

  • Asistencia.

Una vez comienza el curso, todo alumno matriculado debe firmar un justificante de asistencia y una evaluación de calidad para valorar el curso realizado. Estos dos documentos son guardados por los monitores del curso y entregan una copia al centro de formación continua una vez terminado el mismo.

  • Examen.

Este tipo de curso genera los mismos documentos que los cursos de asistencia pero además los alumnos matriculados deberán realizar un examen teórico escrito. Es necesario aprobar dicho examen para obtener el título que acredite que has completado el curso y una copia del examen es expedida por los monitores del curso al centro de formación continua.

5.- Recogida de título.

Una vez terminado el curso y pasada 1 semana desde la fecha de finalización, los alumnos pueden pasar por el centro de formación continua a recoger el título académico que han obtenido al realizar dicho curso.

domingo, 2 de mayo de 2010

Tema 12.

Los estudios de usuario son las herramientas de planificación , análisis y evaluación, aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer como funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información de sus investigaciones.
Sirven: para conocer las necesidades de información del usuario, evaluar los recursos humanos , documentales y tecnológicos de los centros de información, medir la eficacia de estos centros, conocer la estructura de los colectivos de investigadores y realización de cursos de formación de usuarios.

Los indicadores que se pueden utilizar son:

-Indicadores biográficos: quienes son los usuarios.
-Indicadores bibliográficos: materias documentales que se consumen y las areas de mayor interés.

¿Cómo recoger los datos?

Mediante :

*Métodos directos.

- Encuesta por correo: facilidad de uso y bajo coste; bajo porcentaje de respuesta.
Hay que realizar un buen diseño de cuestionario. Los tipos de preguntas que podemos encontrar son abiertas o cerradas.
Tipos de cuestionarios: estructurados, no estructurados y semiestructurado.

-Entrevistas personales: alta tasa de respuesta, importantes recursos económicos, dificil aplicación en areas geográficas dispersas...

*Métodos indirectos.

-Análisis de las peticiones de documentos: analizar las peticiones de préstamo o consulta en sala, y las peticiones de fotocopias de los documentos.
El análisis de los datos sera una análisis estadístico descriptivo.

Tema 11.

El proceso normalizador consta de las siguientes fases:
-Estudio previo.
-Simplificación.
-Consenso.
-Aplicación generalizada.

La normalización de la archivística afecta a la gestión documental, a la administración de los archivos y al tratamiento de los documentos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE EEUU.

En los años 80 Steven Hensen elabora un manual que permite describir cualquier tipo de documento de archivo y que destaque los aspectos de la descripción bibliográfica.
En 1983 aparece la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts.La obra se divide en dos partes:
-Descripción: presenta la misma estrutura que las AACR 2 con 7 áreas.
-Puntos de acceso.

Un capítulo se dedica al USMARC AMC. El USMARC AMC está integrado por tres tipos de datos: estructura, identificadores de contenido y contenido.Presenta algunas modificaciones: eliminación de campos innecesarios, adaptación de campos a las necesidades de la archivística y creación de nuevos campos.

EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.
En el caso de Gran Bretaña el hecho más importante es la publicación del Manual of Archival Description (MAD).Está dividido en 5 partes:
1.Introducción.
2.Elementos y estructura de la descripción archivística.
3.Formatos de descripción recomendados.
4.Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5.Recomendaciones.

Los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores:

1.Sector de descripción archivística: área de mención de identidad, área de historia administrativa y custodia, área de contenido y carácter y área de acceso,publicación y referencia.
2.Sector de información de gestión: área de información de control administrativo, área de control de proceso y área de conservación.

En el caso de Canadá se publican las Reglas para la descripción de documentos de archivo (RDDA).

LA NORMA ISAD (G).

Se crea para unificar las diferentes prácticas descriptivas de cada pais.Fueron dictadas por la Comunidad Archivística Mundial (CIA).
Desarrollo:
-Reunión de expertos en Ottawa (1988): fijal las bases generales.
-Reuniones de Paris y Wroclaw (1989-1990):creación de un grupo de trabajo y centro coordinador.
-Reunión Horhr-Grenzhausen (1990): sesión de la comisión AD HOC.
-Reunión Madrid (1992): aprobacion versión definitiva.
-Congreso de Montreal (1992): foro de debate.
-Reunión de Estocolmo (1993): modificaciones al borrador.
-En 1999 se aprueba la 2ª Edición de la norma presentandose en Sevilla (2000).

LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y de sus partes componentes.Tiene dos grados de aplicación:
-Primero: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción.
-Segundo: relacionar jerarquicamente las descripciones del grado anterior.

La ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.

LAS REGLAS DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL.

Reglas para su correcta aplicación:
-Reglas de descripción de lo general a lo particular.
-Reglas de información pertinente para el nivel de descripción.
-Reglas de vinculación de las descripciones.
-Reglas de no repetición de la información.

ESTRUCTURA DE LA ISAD (G)

1.Área de mención de identidad.
2.Área de contexto.
3.Área de contenido y estructura.
4.Área de condiciones de acceso y utilización.
5.Área de materiales relacionados.
6.Área de notas.
7.Áreas de control de la descripción.

EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.

La finalidad del control de autoridades es permitir el control de los puntos de acceso ( ficheros de autoridades) , actuar como sistema de referencia de la información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

LA NORMA ISAAR (CPF).

El objetivo principal es brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en laa descripciones de los documentos de archivo.

Comprende dos aspectos fundamentales:
-La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivo.
-La normalización de todos los atributos necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.
Estructura:

1.Área de control de autoridad.
2.Área de información.
3.Área de notas.

LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA CODIFICADA: EAD.
Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de intrumentos de descripción en un entorno electrónico.
La norma EAD determina los tipos de elementos utilizables y los atributos que puede tener asociados y especifica su contenido.
La EAD establece 145 elementos del tipo:
-Descripción.
-Cracterísticas generales.
-Puntos de acceso.
-Enlaces.
Tambien incorpora una serie de atributos ( forma de incorporar características a los elementos) , que son en su mayoria opcionales, pero los hay obligatorios como el elemento descripción archivistico.

Un documento EAD se compone de tres partes principales:
-Cabecera.
-Información preliminar.
-Instrumento de descripción: descripción archivística y información descriptiva complementaria.

Tema 10.

Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden que fueron creados. El archivo es el reflejo de la institución que lo ha creado, y para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la organización del fondo.
El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para la clasificación como para la descripción de los fondos.
De acuerdo con estos principios las tareas de un archivo son:
1.Clasificar los fondos.
2.Ordenar los documentos dentro de una serie documental.
3.Elaborar un cuadro de clasificación.

TIPOS DOCUMENTALES.

Según el Manual de Documentos Administrativos podemos clasificar los documentos en cinco bloques:
1.Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
2.Documentos de transmisión: comunicaciones, publicaciones y notificaciones.
3.Documentos de constancia: actas, certificados.
4.Documentos de juicio: informes.
5.Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES.

1.Los expedientes.

Se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos,acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas.

Partes del expediente.

-Los documentos: se clasifican por su tradición y por su contenido.
-Carpetilla o guarda exterior.
-Extracto o resumen.
-Relación de contenido.

La tramitación del expediente consta de las siguientes partes:

1.Iniciación.Los procedimientos pueden realizarse por oficio o solicitud.
2.Procedimiento.
3.Finalización: Resolución,desistimiento, renuncia o caducidad.
4.Ejecución.

El expediente se ordena: en primer lugar ira el documento que ha dado lugar al expediente y después los documentos que se vayan produciendo.

2. Series Documentales.

Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma o procedimiento.

Clasificación.

Consiste en agrupar jerarquicamente los documentos estableciendo agregados o clases.
Los criterios de clasificación son:
-Clasificación funcional.
-Clasificación orgánica.
-Clasificación por materias.

El sistema de clasificación debe de ser lo mas estable posible y objetivo.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN.

Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización.Se basa en dos principios: jerarquía y identificación general.

ORDENACION FISICA.

Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos y fijar una situación dentro de las instalaciones.
Criterios de ordenación.

-Ordenación cronológica.
-Ordenación alfabética.
-Ordenación por conceptos.

LA DESCRIPCION DEL MATERIAL DE ARCHIVO.

El propósito de la descripción es hacer accesible al usuario los fondos de los archivos por medio de representaciones de los fondos.

Instrumentos de descripción:Se trata de un conjunto de procedimientos y herramientas para llevar a cabo la descripción documental.

1. Las guias: informan sobre los fondos,describe las agrupaciones documentales y facilita informacion auxiliar.
Tipos:
-Censo-Guia: informa de un gran número de archivos.
-Guia de fuentes:recopila fuentes sobre un tema o area geográfica.
-Guia orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guia de archivo: informa sobre un archivo y sus fondos.

2.Inventario: describe las series documentales segun la disposición del cuadro de clasificación.
Tipos:
-Inventario Somero: descripción de grandes volumenes.
-Inventario analitico: describe los fondos con mayor profundidad.

3.Catalogo: descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.

Tema 9.

El archivo, desde un punto de vista arquitectónico es un edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios.

El emplazamiento del archivo tiene que ser tan cerca como sea posible de sus usuarios; buscar la seguridad y considerar tanto el coste como la disponibilidad del terreno.
La situación ideal seria en un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en dos centros: un archivo principal en un lugar céntrico y los anexos situados en la periferia.

Características arquitectónicas:

-Hormigón armado.
-La madera se trata con productos insecticidas e ignifugos.
-Los cerramientos al exterior seran de piedra o ladrillo.
-Cubiertas inclinadas.
-Bajantes en el exterior.
-Eliminacion de barreras arquitectónicas para los minusválidos.

DEPENDENCIAS.

A.Área reservada.

1.Depósitos documentales.
2.Área de trabajo.
3.Dependencias sirvientes.

B.Área privada.

1.Administración.
2.Cuartos de instalaciones.
3.Dependencias sirvientes.

C.Área pública.

1.Recepción.
2.Reunión: salon de actos, exposiciones...
3.Dependencias sirvientes.

EL DEPÓSITO.

-Es el espacio mas importante dentro del archivo, porque es donde se encuentran los documentos.
-Debe ocupar el sitio mas alto del edificio.
-No debe situarse bajo la cubierta del techo.
-No debe situarse en los sotanos.
-Su ubicación ideal sería en la primera planta al lado del suelo y lejos de la cubierta del edificio.
-Las medidas deberán estar en los 200-250 metros cuadrados.
-La altura no debe rebasar los 2,50 metros.
-Aislados del resto de dependencias.
-Fuerte resistencia mecánica.
-Suelos de hormigón.
-Provistos de puertas metalicas cortafuegos.

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD.

Los factores que hay que tener en cuenta en la conservación de los documentos son:

1.Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.

El exceso de humedad es uno de los principales problemas y se controla mediante la instalación de aire acondicionado y aparatos deshumificadores.
La luz solar es otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan el papel y la tinta. Se previene evitando los grandes ventanales y orientando el depósito hacia el sur.

2. El polvo y la contaminación.

Instalación de aire acondicionado y limpieza del depósito.

3. El fuego.

Materiales incombustibles, vias de evacuación, sistemas de extinción...

4. Los factores biológicos.

Limpiar el depósito, desinfectar con insecticidas, controlar la humedad...

5.La instalacion eléctrica y de seguridad.

Sistemas de protección de robo, tomas de electricidad con cubiertas de seguridad...

EL MOBILIARIO.

Tiene que cumplir una serie de características: solidez, buen acabado físico,buan acabado químico, buena ventilación y comodidad.
El mobiliario se puede dividir en tres sistemas:

1.Mobiliario horizontal: cajoneras.
2.Mobiliario vertical: estanterias fijas, compactus, archivadores verticales, mamparas múltiples,portaplanos horizontales.
3.Mobiliario para documentos enrollados.

UNIDADES DE INSTALACION/SISTEMAS DE PROTECCION INDIVIDUAL.

-Enrollado: conservación y porterior almacenaje de documentos de gran formato.
-Carpetas: es el sistema de protección clásico, válido para la conservación de documentos pero incómodo para su consulta.
-Carpetas con ventana-paspartu:indicadas para documentos de pequeño y medio formato y recomendables para los documentos que se van a exponer frecuentemente.
-Legajo: consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, los documentos se depositan dentro.
-Sobres y camisas:protección individual.
-Cajas de protección para libros y documentos:para libros con encuadernación rica en materiales y trabajo artesanal.

Tema 8.

Los valores de los documentos

• Dependen del fin por el cual han sido creados valor primario.
• Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad valor secundario.
• tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo.
• va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio.
• Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo el valor del documento se va acrecentando y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. (es el valor secundario).

Los valores de los documentos están íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Criterios de valoración / 8.3.- Métodos de valoración

La Valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. Esta debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución.

El procedimiento de valoración es establecer criterios que rijan su destino, apreciando el valor del documento.

• Los criterios a tener en cuenta son los siguientes:

1.- La jerarquía administrativa y funcional
2.- Los valores primarios de carácter:

• Administrativo
• Legal
• Fiscal
• Científico y tecnológico

3.- Los valores secundarios, dos tipos:

1. Valores testimoniales
2. Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos)

Para determinar el valor informativo, tres aspectos: 1.- Exclusividad, 2.- Forma en como se encuentra, 3.- Importancia.

Identificación, valoración y selección de series documentales:
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades : identificación, valoración y selección de series documentales

Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.

Sigue una plantilla:

1.- Identificación.
2.- Valoración.
3.- Selección.

• se produce en dos etapas sucesivas: Una de carácter conceptual y otra de carácter práctico.
• se realiza en tres grados sucesivos:
Depuración de los expedientes (etapa activa)
Una primera selección (etapa intermedia)
Una segunda selección (periodo definitivo)

4.- Observaciones.
5.- Área de control.

Métodos de selección

1.Selección pieza por pieza

• los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.

• Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.

2. Selección cualitativa

2.1 Selección cualitativa intrínseca: tiene como objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.

2.2 Selección cualitativa extrínseca

Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.

3. Selección por muestreo

Se debe aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Dos tipos: Muestreo aleatorio y Muestreo sistemático

Calendarios de disposición

• En estos calendarios, que deben ser elaborados por una comisión de expertos, se especifica el destino concedido a cada serie:

• cuáles serán de conservación íntegramente,
• cuáles seleccionadas,
• en qué plazos de tiempo,
• cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
• la dimensión o porcentaje retenido.

Existen dos tipos de calendarios de disposición:

Calendarios de disposición generales

Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas.

Calendarios de disposición especiales

Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.

• Los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.

La eliminación

Es el procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio

• la documentación eliminada:
• Se vende como papel para reciclar.
• Se reutiliza
• Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado