Tema 10.

Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden que fueron creados. El archivo es el reflejo de la institución que lo ha creado, y para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la organización del fondo.
El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para la clasificación como para la descripción de los fondos.
De acuerdo con estos principios las tareas de un archivo son:
1.Clasificar los fondos.
2.Ordenar los documentos dentro de una serie documental.
3.Elaborar un cuadro de clasificación.

TIPOS DOCUMENTALES.

Según el Manual de Documentos Administrativos podemos clasificar los documentos en cinco bloques:
1.Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
2.Documentos de transmisión: comunicaciones, publicaciones y notificaciones.
3.Documentos de constancia: actas, certificados.
4.Documentos de juicio: informes.
5.Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES.

1.Los expedientes.

Se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos,acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas.

Partes del expediente.

-Los documentos: se clasifican por su tradición y por su contenido.
-Carpetilla o guarda exterior.
-Extracto o resumen.
-Relación de contenido.

La tramitación del expediente consta de las siguientes partes:

1.Iniciación.Los procedimientos pueden realizarse por oficio o solicitud.
2.Procedimiento.
3.Finalización: Resolución,desistimiento, renuncia o caducidad.
4.Ejecución.

El expediente se ordena: en primer lugar ira el documento que ha dado lugar al expediente y después los documentos que se vayan produciendo.

2. Series Documentales.

Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma o procedimiento.

Clasificación.

Consiste en agrupar jerarquicamente los documentos estableciendo agregados o clases.
Los criterios de clasificación son:
-Clasificación funcional.
-Clasificación orgánica.
-Clasificación por materias.

El sistema de clasificación debe de ser lo mas estable posible y objetivo.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN.

Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización.Se basa en dos principios: jerarquía y identificación general.

ORDENACION FISICA.

Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos y fijar una situación dentro de las instalaciones.
Criterios de ordenación.

-Ordenación cronológica.
-Ordenación alfabética.
-Ordenación por conceptos.

LA DESCRIPCION DEL MATERIAL DE ARCHIVO.

El propósito de la descripción es hacer accesible al usuario los fondos de los archivos por medio de representaciones de los fondos.

Instrumentos de descripción:Se trata de un conjunto de procedimientos y herramientas para llevar a cabo la descripción documental.

1. Las guias: informan sobre los fondos,describe las agrupaciones documentales y facilita informacion auxiliar.
Tipos:
-Censo-Guia: informa de un gran número de archivos.
-Guia de fuentes:recopila fuentes sobre un tema o area geográfica.
-Guia orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guia de archivo: informa sobre un archivo y sus fondos.

2.Inventario: describe las series documentales segun la disposición del cuadro de clasificación.
Tipos:
-Inventario Somero: descripción de grandes volumenes.
-Inventario analitico: describe los fondos con mayor profundidad.

3.Catalogo: descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.