Tema 4.

El archivo como sistema

La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de la organización política y social del país.

El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA.

El Estado ejerce su competencia sobre los archivos y organismos archivísticos dependientes de la Administración Central.

Las CCAA, por su parte, ejercen competencia sobre los archivos y organismos propios.

Las funciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales son:

la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de los archivos estatales.
la coordinación archivística y la cooperación con las CCAA.
la conservación del Patrimonio Documental.
la formación archivística.
la cooperación archivística internacional.

Órganos

1.- El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)

2.- La Junta Superior de Archivos

3.- La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

4.- El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales

5.- El Instituto del Patrimonio Histórico

6.- El Consejo del Patrimonio Histórico

7.- La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español

ARCHIVOS NACIONALES

Archivo General de Simancas.

Archivo Histórico Nacional.

Archivo de la Corona de Aragón.

Archivo General de Indias.

Archivo General de la Administración.

ARCHIVOS REGIONALES

Archivo del Reino de Valencia.

Archivo del Reino de Galicia.

Archivo del Reino de Mallorca.

Archivos de las Chancillerías

ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES

Existen prácticamente en todas las provincias, y recogen:

los fondos notariales de las mismas,
las contadurías de hipotecas y
la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal.

Sistema archivístico de Andalucía

Las labores de planificación y coordinación las posee la Consejería de Cultura.
Ahora bien, las ejerce a través del Centro Coordinador Andaluz de Archivos. Funciones de éste:

articular y canalizar la política archivística de la Junta.

En cada capital de provincia se crea un Centro Coordinador Provincial de Archivos, para ejercer en este ámbito las funciones que delegue el Centro Coordinador Andaluz.
Por otro lado, el órgano consultivo en la materia es la Comisión Asesora de Archivos.

Sistema archivístico de Andalucía

El sistema andaluz se configura como una red de centros públicos y privados, compuesta por:

Los archivos públicos de competencia autonómica:

Los archivos privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de sus presupuestos ordinarios o disfruten de beneficios fiscales.

Índice de Archivística.

Índice.

Tema 1.

Introducción general a la archivística.

1.1. Concepto
1.2. Nuevos profesionales de la archivística.

BLOQUE 1.

Tema 2. Conceptos de archivo, documento y registro.

2.1. Tipos de documentos.

Tema 3. Historia de la archivística: evolución hasta el S.XX.

Tema 4. El archivo como sistema.

4.1. Sistema de archivo en España.
4.2. Tipos de archivos.

BLOQUE 2.

Tema 5. Principios teóricos del tratamiento de los documentos.

Tema 6. Gestión de documentos.

Tema 7. Diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental.

7.1. Norma ISO 15489.

BLOQUE 3.

Tema 8. Selección y valoración.

Tema 9. Retención y conservación.

Tema 10. Organización y descripción.

Tema 11. Desarrollo normativo.

Tema 12. Estudios de usuarios en archivos.

Tema 13. Acceso y uso a la documentación, archivo y web.

13.1. Documentación pública.

El objeto de estudio y evolución de su tratamiento.

nDesde el punto de vista literario y según recoge el diccionario de inglés Oxford, un registro es “una exposición de algún hecho o evento conservado en forma escrita u otras formas permanentes; un documento, monumento, etc., en los que está inscrita la exposición”.

1.- Información, documentos y registros.

N. LIVELTON (1996) define a registro como: Información registrada en una rudimentaria jerarquía lógica de términos.

T. SCHELLENBERG (1956) define registro como: Documentos físicos hechos o recibidos por cualquier institución que se conservan como evidencias.

2.- Caracteres y elementos.

Caracteres de los documentos: podemos diferenciar entre caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) y caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).

- Caracteres perdurables: externos e internos.
- Caracteres mudables: edad del documento, valores del mismo y estado de conservación.
- Caracteres externos: Forman la apariencia externa del documento y, por tanto, se refieren a su “hechura” material, de modo que pueden ser examinados sin tener en cuenta el contenido documental, aunque éste lo condiciona. Es decir se refieren a su estructura física.
- Caracteres internos: Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.

3.- El contexto de producción.

Según Michel Duchein para considerar como productor de archivos a un organismo, debe reunir las siguientes características:

- Debe tener un nombre y una existencia jurídica.
- Debe poseer atribuciones muy precisas que estarán definidas por un texto legal o por un reglamento.
- Debe tener definida su posición dentro de una jerarquía más amplia y dentro de esta jerarquía debe quedar clara su subordinación a otro organismo con nivel más elevado.
- Debe tener un jefe responsable, capaz de tomar decisiones en su nivel jerárquico, es decir, en los asuntos de su competencia sin tener que recurrir a la autorización de una autoridad superior.
- Debe fijar su organización interna en un organigrama.

4.- Tipos documentales.

Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:

- Documentos de decisión.
- Documentos de transmisión.
- Documentos de constancia.
- Documentos de juicio.
- Documentos de los ciudadanos.

5.- Los expedientes.

El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.

Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.

Partes del expediente.

- Los documentos.
- Carpetilla o guarda interior.
- Extracto o resumen.
- Relación de contenido.

6.- Las series.

Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”.

Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”.

Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.

Definición de serie documental:

Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.

Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”.

Opinión sobre la wikipedia.

Es una buena herramienta, útil para encontrar información de manera rápida y escrita de forma sencilla, lo que facilita la lectura si estamos investigando sobre un tema del cual no tenemos demasiado conocimiento y nos resultaría difícil consultar un manual oficial debido a la forma tan técnica en la que estuviese escrito.

Por otra parte, muchas veces no hay tanta información como uno desearía o la información que hay no es muy útil. Tenemos el caso de la Archivística, en el que la mayor parte de la información son referencias o se centra en una parte muy específica de la materia.

Sin embargo, cualquiera puede editar esa información, así que entre todos podemos ampliarla para que sea lo más completa posible.

Hola mundo.

Bienvenido a mi blog.

En este espacio voy a ir colocando los ejercicios corresponiendtes a la asignatura Archivística impartida por el profesor Carlos Castro correspondiente al 2º curso de la diplomatura en Biblioteconomía y Documentación.

Un saludo.