Tema 6.

La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos , desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución. La afectación final dada al documento depende de la evaluación que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de reproducción antes de su destrucción o, por último, de destrcción pura y simple.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:

-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.

Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:

-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

Naturlamente, como hemos indicado anteriormente, pueden existir, en la práctica, tantos modelos de aplicación como modelos administrativos

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos: Uno norteamericano y otro europeo.

El modelo norteamericano aunque presenta unos rasgos característicos, en su interior el submodelo de los EEUU presenta diferencias en relación con el submodelo de Quebec.

Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.

Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.
Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han desarrollado de distinta manera la gestión de sus documentos.

El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos.
+
El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.

Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).

Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal.
El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.

Características del modelo europeo de gestión de documentos.

Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.

La gestión de documentos en ESPAÑA.

En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.

El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.


La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
El Reglamento de Archivos del estado.
Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.

El Plan supone:
la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado,

la determinación de los plazos de vigencia administrativa y
de su valor histórico.

A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Tema 5.

Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general. A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas, …

La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.

Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.

James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:

1.- Fase de creación de los documentos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos.
3.- Fase de selección de los documentos.
4.- Fase de gestión de los archivos.

Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:

1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
4.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.

Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.