Tema 5.

Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general. A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas, …

La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.

Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.

James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:

1.- Fase de creación de los documentos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos.
3.- Fase de selección de los documentos.
4.- Fase de gestión de los archivos.

Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:

1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
4.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.

Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.