nDesde el punto de vista literario y según recoge el diccionario de inglés Oxford, un registro es “una exposición de algún hecho o evento conservado en forma escrita u otras formas permanentes; un documento, monumento, etc., en los que está inscrita la exposición”.
1.- Información, documentos y registros.
N. LIVELTON (1996) define a registro como: Información registrada en una rudimentaria jerarquía lógica de términos.
T. SCHELLENBERG (1956) define registro como: Documentos físicos hechos o recibidos por cualquier institución que se conservan como evidencias.
2.- Caracteres y elementos.
Caracteres de los documentos: podemos diferenciar entre caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) y caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).
- Caracteres perdurables: externos e internos.
- Caracteres mudables: edad del documento, valores del mismo y estado de conservación.
- Caracteres externos: Forman la apariencia externa del documento y, por tanto, se refieren a su “hechura” material, de modo que pueden ser examinados sin tener en cuenta el contenido documental, aunque éste lo condiciona. Es decir se refieren a su estructura física.
- Caracteres internos: Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.
3.- El contexto de producción.
Según Michel Duchein para considerar como productor de archivos a un organismo, debe reunir las siguientes características:
- Debe tener un nombre y una existencia jurídica.
- Debe poseer atribuciones muy precisas que estarán definidas por un texto legal o por un reglamento.
- Debe tener definida su posición dentro de una jerarquía más amplia y dentro de esta jerarquía debe quedar clara su subordinación a otro organismo con nivel más elevado.
- Debe tener un jefe responsable, capaz de tomar decisiones en su nivel jerárquico, es decir, en los asuntos de su competencia sin tener que recurrir a la autorización de una autoridad superior.
- Debe fijar su organización interna en un organigrama.
4.- Tipos documentales.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:
- Documentos de decisión.
- Documentos de transmisión.
- Documentos de constancia.
- Documentos de juicio.
- Documentos de los ciudadanos.
5.- Los expedientes.
El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
Partes del expediente.
- Los documentos.
- Carpetilla o guarda interior.
- Extracto o resumen.
- Relación de contenido.
6.- Las series.
Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”.
Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”.
Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.
Definición de serie documental:
Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.
Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”.
No hay comentarios:
Publicar un comentario