NORMA ISO 15489. primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos, cuyo objetivo es la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.
Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.
Consta de 2 partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.
se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades
El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System)
Metodología ISO 15489
Paso A: Investigación preliminar.
El objetivo principal es identificar y documentar el papel que juega la organización.
TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.
TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.
TAREA 4.- Preparar un informe
Paso B: Análisis de la actividades comerciales.
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta.
el análisis de la actividad de la organización se compone de tres etapas:
ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .
ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.
Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.
Pero el objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)
“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”
Tres etapas en la identificación de requerimientos funcionales :
ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes.
ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos.
ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales.
ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes.
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Tres etapas en la evaluación de los sistemas existentes
ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en la organización.
ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes.
ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.
Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso se pretende determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar la organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia se debe aplicar :
PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
Un buen sistema necesitará:
• una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
• su desarrollo implicará:
• el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
• la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
• la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.
Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.
Paso H: Revisión posterior a la implementación.
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
domingo, 2 de mayo de 2010
miércoles, 10 de marzo de 2010
Tema 6.
La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos , desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución. La afectación final dada al documento depende de la evaluación que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de reproducción antes de su destrucción o, por último, de destrcción pura y simple.
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES
Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:
-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.
Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:
-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.
Naturlamente, como hemos indicado anteriormente, pueden existir, en la práctica, tantos modelos de aplicación como modelos administrativos
Existen dos grandes modelos de gestión de documentos: Uno norteamericano y otro europeo.
El modelo norteamericano aunque presenta unos rasgos característicos, en su interior el submodelo de los EEUU presenta diferencias en relación con el submodelo de Quebec.
Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.
Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.
Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han desarrollado de distinta manera la gestión de sus documentos.
El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos.
+
El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.
Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).
Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal.
El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.
Características del modelo europeo de gestión de documentos.
Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.
La gestión de documentos en ESPAÑA.
En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.
El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.
La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
El Reglamento de Archivos del estado.
Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.
El Plan supone:
la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado,
la determinación de los plazos de vigencia administrativa y
de su valor histórico.
A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES
Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:
-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.
Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:
-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.
Naturlamente, como hemos indicado anteriormente, pueden existir, en la práctica, tantos modelos de aplicación como modelos administrativos
Existen dos grandes modelos de gestión de documentos: Uno norteamericano y otro europeo.
El modelo norteamericano aunque presenta unos rasgos característicos, en su interior el submodelo de los EEUU presenta diferencias en relación con el submodelo de Quebec.
Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.
Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.
Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han desarrollado de distinta manera la gestión de sus documentos.
El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos.
+
El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.
Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).
Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal.
El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.
Características del modelo europeo de gestión de documentos.
Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.
La gestión de documentos en ESPAÑA.
En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.
El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.
La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
El Reglamento de Archivos del estado.
Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.
El Plan supone:
la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado,
la determinación de los plazos de vigencia administrativa y
de su valor histórico.
A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Tema 5.
Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general. A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas, …
La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.
Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.
Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.
James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:
1.- Fase de creación de los documentos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos.
3.- Fase de selección de los documentos.
4.- Fase de gestión de los archivos.
Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:
1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
4.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.
Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.
La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.
Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.
Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.
James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:
1.- Fase de creación de los documentos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos.
3.- Fase de selección de los documentos.
4.- Fase de gestión de los archivos.
Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:
1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
4.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.
Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.
martes, 1 de diciembre de 2009
Tema 4.
El archivo como sistema
La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de la organización política y social del país.
El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA.
El Estado ejerce su competencia sobre los archivos y organismos archivísticos dependientes de la Administración Central.
Las CCAA, por su parte, ejercen competencia sobre los archivos y organismos propios.
Las funciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales son:
la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de los archivos estatales.
la coordinación archivística y la cooperación con las CCAA.
la conservación del Patrimonio Documental.
la formación archivística.
la cooperación archivística internacional.
Órganos
1.- El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)
2.- La Junta Superior de Archivos
3.- La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
4.- El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales
5.- El Instituto del Patrimonio Histórico
6.- El Consejo del Patrimonio Histórico
7.- La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español
ARCHIVOS NACIONALES
Archivo General de Simancas.
Archivo Histórico Nacional.
Archivo de la Corona de Aragón.
Archivo General de Indias.
Archivo General de la Administración.
ARCHIVOS REGIONALES
Archivo del Reino de Valencia.
Archivo del Reino de Galicia.
Archivo del Reino de Mallorca.
Archivos de las Chancillerías
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES
Existen prácticamente en todas las provincias, y recogen:
los fondos notariales de las mismas,
las contadurías de hipotecas y
la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal.
Sistema archivístico de Andalucía
Las labores de planificación y coordinación las posee la Consejería de Cultura.
Ahora bien, las ejerce a través del Centro Coordinador Andaluz de Archivos. Funciones de éste:
articular y canalizar la política archivística de la Junta.
En cada capital de provincia se crea un Centro Coordinador Provincial de Archivos, para ejercer en este ámbito las funciones que delegue el Centro Coordinador Andaluz.
Por otro lado, el órgano consultivo en la materia es la Comisión Asesora de Archivos.
Sistema archivístico de Andalucía
El sistema andaluz se configura como una red de centros públicos y privados, compuesta por:
Los archivos públicos de competencia autonómica:
Los archivos privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de sus presupuestos ordinarios o disfruten de beneficios fiscales.
La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de la organización política y social del país.
El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA.
El Estado ejerce su competencia sobre los archivos y organismos archivísticos dependientes de la Administración Central.
Las CCAA, por su parte, ejercen competencia sobre los archivos y organismos propios.
Las funciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales son:
la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de los archivos estatales.
la coordinación archivística y la cooperación con las CCAA.
la conservación del Patrimonio Documental.
la formación archivística.
la cooperación archivística internacional.
Órganos
1.- El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)
2.- La Junta Superior de Archivos
3.- La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
4.- El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales
5.- El Instituto del Patrimonio Histórico
6.- El Consejo del Patrimonio Histórico
7.- La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español
ARCHIVOS NACIONALES
Archivo General de Simancas.
Archivo Histórico Nacional.
Archivo de la Corona de Aragón.
Archivo General de Indias.
Archivo General de la Administración.
ARCHIVOS REGIONALES
Archivo del Reino de Valencia.
Archivo del Reino de Galicia.
Archivo del Reino de Mallorca.
Archivos de las Chancillerías
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES
Existen prácticamente en todas las provincias, y recogen:
los fondos notariales de las mismas,
las contadurías de hipotecas y
la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal.
Sistema archivístico de Andalucía
Las labores de planificación y coordinación las posee la Consejería de Cultura.
Ahora bien, las ejerce a través del Centro Coordinador Andaluz de Archivos. Funciones de éste:
articular y canalizar la política archivística de la Junta.
En cada capital de provincia se crea un Centro Coordinador Provincial de Archivos, para ejercer en este ámbito las funciones que delegue el Centro Coordinador Andaluz.
Por otro lado, el órgano consultivo en la materia es la Comisión Asesora de Archivos.
Sistema archivístico de Andalucía
El sistema andaluz se configura como una red de centros públicos y privados, compuesta por:
Los archivos públicos de competencia autonómica:
Los archivos privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de sus presupuestos ordinarios o disfruten de beneficios fiscales.
miércoles, 11 de noviembre de 2009
Índice de Archivística.
Índice.
Tema 1.
Introducción general a la archivística.
1.1. Concepto
1.2. Nuevos profesionales de la archivística.
BLOQUE 1.
Tema 2. Conceptos de archivo, documento y registro.
2.1. Tipos de documentos.
Tema 3. Historia de la archivística: evolución hasta el S.XX.
Tema 4. El archivo como sistema.
4.1. Sistema de archivo en España.
4.2. Tipos de archivos.
BLOQUE 2.
Tema 5. Principios teóricos del tratamiento de los documentos.
Tema 6. Gestión de documentos.
Tema 7. Diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental.
7.1. Norma ISO 15489.
BLOQUE 3.
Tema 8. Selección y valoración.
Tema 9. Retención y conservación.
Tema 10. Organización y descripción.
Tema 11. Desarrollo normativo.
Tema 12. Estudios de usuarios en archivos.
Tema 13. Acceso y uso a la documentación, archivo y web.
13.1. Documentación pública.
Tema 1.
Introducción general a la archivística.
1.1. Concepto
1.2. Nuevos profesionales de la archivística.
BLOQUE 1.
Tema 2. Conceptos de archivo, documento y registro.
2.1. Tipos de documentos.
Tema 3. Historia de la archivística: evolución hasta el S.XX.
Tema 4. El archivo como sistema.
4.1. Sistema de archivo en España.
4.2. Tipos de archivos.
BLOQUE 2.
Tema 5. Principios teóricos del tratamiento de los documentos.
Tema 6. Gestión de documentos.
Tema 7. Diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental.
7.1. Norma ISO 15489.
BLOQUE 3.
Tema 8. Selección y valoración.
Tema 9. Retención y conservación.
Tema 10. Organización y descripción.
Tema 11. Desarrollo normativo.
Tema 12. Estudios de usuarios en archivos.
Tema 13. Acceso y uso a la documentación, archivo y web.
13.1. Documentación pública.
El objeto de estudio y evolución de su tratamiento.
nDesde el punto de vista literario y según recoge el diccionario de inglés Oxford, un registro es “una exposición de algún hecho o evento conservado en forma escrita u otras formas permanentes; un documento, monumento, etc., en los que está inscrita la exposición”.
1.- Información, documentos y registros.
N. LIVELTON (1996) define a registro como: Información registrada en una rudimentaria jerarquía lógica de términos.
T. SCHELLENBERG (1956) define registro como: Documentos físicos hechos o recibidos por cualquier institución que se conservan como evidencias.
2.- Caracteres y elementos.
Caracteres de los documentos: podemos diferenciar entre caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) y caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).
- Caracteres perdurables: externos e internos.
- Caracteres mudables: edad del documento, valores del mismo y estado de conservación.
- Caracteres externos: Forman la apariencia externa del documento y, por tanto, se refieren a su “hechura” material, de modo que pueden ser examinados sin tener en cuenta el contenido documental, aunque éste lo condiciona. Es decir se refieren a su estructura física.
- Caracteres internos: Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.
3.- El contexto de producción.
Según Michel Duchein para considerar como productor de archivos a un organismo, debe reunir las siguientes características:
- Debe tener un nombre y una existencia jurídica.
- Debe poseer atribuciones muy precisas que estarán definidas por un texto legal o por un reglamento.
- Debe tener definida su posición dentro de una jerarquía más amplia y dentro de esta jerarquía debe quedar clara su subordinación a otro organismo con nivel más elevado.
- Debe tener un jefe responsable, capaz de tomar decisiones en su nivel jerárquico, es decir, en los asuntos de su competencia sin tener que recurrir a la autorización de una autoridad superior.
- Debe fijar su organización interna en un organigrama.
4.- Tipos documentales.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:
- Documentos de decisión.
- Documentos de transmisión.
- Documentos de constancia.
- Documentos de juicio.
- Documentos de los ciudadanos.
5.- Los expedientes.
El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
Partes del expediente.
- Los documentos.
- Carpetilla o guarda interior.
- Extracto o resumen.
- Relación de contenido.
6.- Las series.
Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”.
Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”.
Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.
Definición de serie documental:
Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.
Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”.
miércoles, 4 de noviembre de 2009
Opinión sobre la wikipedia.
Es una buena herramienta, útil para encontrar información de manera rápida y escrita de forma sencilla, lo que facilita la lectura si estamos investigando sobre un tema del cual no tenemos demasiado conocimiento y nos resultaría difícil consultar un manual oficial debido a la forma tan técnica en la que estuviese escrito.
Por otra parte, muchas veces no hay tanta información como uno desearía o la información que hay no es muy útil. Tenemos el caso de la Archivística, en el que la mayor parte de la información son referencias o se centra en una parte muy específica de la materia.
Sin embargo, cualquiera puede editar esa información, así que entre todos podemos ampliarla para que sea lo más completa posible.
Por otra parte, muchas veces no hay tanta información como uno desearía o la información que hay no es muy útil. Tenemos el caso de la Archivística, en el que la mayor parte de la información son referencias o se centra en una parte muy específica de la materia.
Sin embargo, cualquiera puede editar esa información, así que entre todos podemos ampliarla para que sea lo más completa posible.
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